ERP Seçim Kriterleri

ERP projelerinde başarılı olan kurumların en önemli özelliği; kendi yapılarına, teknolojik sistemlerine, kurumsal hedeflerine ve stratejilerine en uygun çözümleri seçerek hayata geçirmeleridir. Yazılım seçiminde yapılacak bir hata, sadece önemli ölçüde zaman ve maliyet kaybına neden olmakla almayacak, sistem kurulduktan sonraki etkin ve verimli kullanımı da sıkıntılı olacaktır. Bu tür projelerde yaşanan problemler, operasyonel verimliliğin düşmesine ve maliyetlerin artmasına, hatta operasyonun tamamen durma noktasına gelmesine yol açmaktadır. Bu nedenle ERP gibi kurumun tüm birim ve iş süreçlerini etkileyecek olan bir yazılımın seçimi sırasında, 20 kadar tedarikçinin değerlendirildiği bir “uzun liste” ve 5 kadar tedarikçiye indirgenen bir “kısa liste” uygulaması, kurumun belirlenen ihtiyaçlarını karşılamada en uygun çözümün seçimine yardımcı olacaktır. Kapsamlı bir seçim metodolojisi, kurumsal hedeflerin belirlenmesiyle başlayan çok yönlü bir değerlendirme sürecini kapsar. Aşağıda kısaca bu kriterler sıralanmıştır:
Kurumsal Hedeflere Uygunluk: Her kurum, faaliyetlerinde en az girdi ile en fazla çıktıyı sağlamaya çabalarken, kusursuz müşteri memnuniyeti, sıfır hata gibi amaçları da gerçekleştirmek için vizyonu ve misyonu doğrultusunda stratejiler ortaya koyar. Kurumlar, bugün ve gelecekte nerede olmak istediklerini net biçimde tanımlayıp buna ulaşma stratejilerini belirlediklerinde, geleceğe yönelik gereksinimlerini de özetlemiş olacaklardır. Bu kurumsal hedefler çerçevesinde, ihtiyaç duyulan çözümün seçimi, hangi zaman içerisinde hayata geçirileceği, bütçesi ve bu çözümün kurum içindeki, kurum dışındaki kaynaklarının nasıl yönetileceğinin kararı daha kolay verilebilir.
İş Süreçlerine Uygunluk: Günümüzde birçok kurum, yaptığı işin bütününü görmekte zorlanmaktadır. İşin yapılması, takibi, tutarlı güncel bilginin gerçek zamanlı ve süresi içinde raporlanması hiç de kolay değildir. Özellikle günlük işlerin yoğunluğu ve sürekli değişim çabaları, işlerin artmasına ve stratejik bakış açısının daralmasına neden olmaktadır. İş dünyasında “iş körlüğü” ile açıklanan bu noktada, kurumlar kendilerini objektif olarak değerlendirmeli ve süreçlerini net olarak ortaya koymalıdır. ERP yazılımlarının sektörel çözümler sunduğunu düşünerek, kurum ihtiyaçlarının birebir karşılanacağı gibi bir beklentiye girilmemelidir. ERP yazılımının içeriğinde bulunan en iyi iş uygulamalarından Best Business Practices) yararlanılarak, mevcut iş süreçlerinin yeniden tasarımı (Reengineering), ERP uygulama ve uyarlama sürecinin başarı yüzdesini arttıracaktır. Kuruma özgü iş süreçleri ve sektörel iş süreçleri arasındaki objektif bir değerlendirmeden sonra, kurumun neden böyle bir çözüme gereksinim duyduğunun cevabı net olarak verilebilir.
Kurumlar; iş fonksiyonlarının yetersizliği, kurumsal büyüme sonrası artan iş gücü ve işlem sayıları, mevcut sistemlerin performansının yetersizliği gibi sebeplerle yeni çözümlere gereksinim duyar. Bu aşamada dikkate alınması ereken temel sorular şunlar olabilir:
• Yapılan iş; daha ucuz, daha hızlı veya daha az kişiyle yapılabilir mi?
• Süreç sahiplerine, iş süreçlerinin yönetimi ve denetimi konusunda etkinlik kazandırabilecek mi?
• Yeni çözüm işletmeyi nasıl etkileyecek?
• Yeni çözümün güçlü ve zayıf yönleri nasıl yönetilecek?
Tedarikçi Destek ve Hizmetlerinin Değerlendirilmesi: Çözümün üreticisi güçlü ve kendisi başarılı olsa dahi o çözümü kurum içerisinde hayata geçirecek olan tedarikçinin/çözüm ortağının yapısı da son derece önemlidir. Zira bu çözüm ortağı, kurumun içerisinde kurumun bir bölümü gibi çalışacak ve çözümü işbirliği içerisinde ayağa kaldıracak olan yegane taraftır. ERP projelerindeki başarısızlığının altında yatan temel etkenlerin başında, tedarikçi desteğinin yetersizliği gelmektedir.
Yazılım seçiminde; tedarikçi firmanın stratejileri, uzun vadeli hedefleri, odaklandığı sektörler ve bu sektörlere yönelik bilgi birikimi ve coğrafi yaygınlık gibi birçok parametre ışığında değerlendirme yapmak daha doğru bir sonuç verecektir. Tedarikçi firmanın ilgili sektörde tamamladığı projelerden vereceği referanslar, daha önce çalışılıp çalışılmadığı, bilgi seviyesi, sektörel çözüm deneyimi, proje yönetimi ve uygulama tecrübesi, firmanın pazardaki konumu, firmanın finansal durumu ve büyüklüğü, bakılabilecek diğer kriterlerdir.
ERP çözümünün uzun vadeli bir yatırım olduğu gerçeği asla unutulmamalıdır. ERP, kurumun yapısal bir parçası haline geleceği için günü kurtarmak yerine uzun vadeli bir strateji ile kurgulanmalıdır. ERP yazılımını tedarik eden firmanın finansal durumu ve büyüklüğü, ERP sisteminin geleceğini belirleyen unsurlardan biridir. Kurum sadece bir yazılım satınalmamakta, yazılımı gerçekleştiren kuruluşla uzun süreli bir iş birlikteliğine girmektedir. Doğal olarak, bu kurumun gelecekte de finansal açıdan güçlü olması ve geliştirmeler yapabilmesi, mevcudiyetinin en önemli göstergesi olacaktır.
Dolayısıyla zaman içerisinde ihtiyaç duyulacak destek ve hizmetlerin de önemi son derece fazladır. Tedarikçi firmanın ne tür destek programlarına sahip olduğu, bu desteğin ve hizmetlerin hangi kanallardan verildiği ve hangi metodoloji ile sunulduğu önemli konulardır. Bu açıdan; servisin kalitesi ve hızı, servis biriminin yeterliliği, uzaktan erişilebilirlik, gerçek zamanlı (on-line) yardım ve yardım menülerinin kullanışlılığı, yazılımlarda bakılacak diğer kriterlerdir.
Kurumsal Değişim Planlarının Değerlendirilmesi: ERP uygulamalarının kurumsal bir değişime yol açması kuvvetle muhtemeldir. Bu değişime karşı oluşabilecek dirençleri yönetebilecek, son kullanıcılara yönelik iletişim ve eğitim planlarının baştan oluşturulması gerekir. Böylece ERP’nin proje riskinin nasıl en aza indirileceği, net bir vizyon olarak ifade edilmiş olur. Bu, önemli bir ERP seçim kriteridir.
Yazılım İşlevselliğinin Değerlendirilmesi: Kurumlar, pazarda bulunan çözümler içerisinde kendilerine en uygun alternatifleri seçmeyi amaçlar. ERP yazılımı seçiminde en önemli konu yazılımın yeterliliğidir. Eğer yazılım, gerek teknoloji, gerekse altyapı olarak kurumun mevcut ve ileride doğacak ihtiyaçlarını karşılayabiliyorsa, satınalma kararı için önemli bir koşut tamamlanmış demektir.
ERP yazılımı seçiminde en sık karşılaşılan olay, kurumların değerlendirme yaparken, sadece şu anki ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmasıdır. Hâlbuki kurumların ihtiyaçlarının sürekli değiştiği ve yeni çözümlere sürekli ihtiyaç duyulduğu unutulmamalıdır. Eğer bir ERP yazılımı, mevcut gereksinimleri karşılıyor ve sırf diğer ürünlerden daha ucuz diye seçilirse, muhtemelen ERP yatırımı orta veya uzun vadede daha pahalıya mal olacaktır. Bir ERP yazılımı seçerken, yazılımı üreten firmanın araştırma geliştirme yatırımının ve şu anda kullandıkları sistemin en azından orta vade geçerli bir sistem olup olmadığı çok iyi bir şekilde araştırılmalıdır.
Kuruma uygun çözümü seçebilmek için, süreçler ve birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda aranan temel performans kriterleri belirlenmelidir. Çözüm alternatiflerini belirlerken öncelikle çözümün kurumun kapasitesi ve büyümesi için yeterli olup olmadığına da bakmak gerekir. İşin yapısının gerektirdiği işlem hacmini, çalışan sayısını kaldırabilen çözümler seçilmelidir. Ayrıca gerek duyulan işlem ve işlevlerin tamamı yazılım tarafından yerine getirilebilmelidir. Daha sonra aday ürünler, işlevsellikleri açısından belirlenen bu kriterlere göre kıyaslanıp değerlendirilmelidir.
Yazılımın Teknik Altyapısının Değerlendirilmesi: Yazılımın genel işlevselliği yanında, teknik açıdan güçlü ve zayıf yönlerini de değerlendirmek gerekmektedir. Bu açıdan, çözümün farklı uygulamalar ile bütünleşmesi, artan işlem ve veri yükünde performansının ölçeklenebilirliği, gerektiğinde kuruma uyarlanabilirliği ve parametrik yapısı, yeterince denenmiş yani hatalardan arınmış oturmuş kararlı bir sistem yapısının olması, dış çözümlere çok az ihtiyaç duyması, alternatif işletim sistemi ve veri tabanları ile uyumluluğu gibi kriterler dikkate alınmalıdır. Bunlara aşağıdaki hususlar da eklenebilir:
Mevcut İşletim Sistemi, Donanım ve Veritabanlarıyla Uyumluluğu: Yazılımın gerektirdiği işletim sistemi, donanım ve veri tabanı uygulamalarının kurumun mevcut bilişim altyapısıyla örtüşmesi, kurumu ek maliyetlerden kurtaracak ve tanıdık olduğu yapıları kullanmaya devam etmesine yol açacaktır. Bugünkü yazılımlar birçok platformu desteklemekle birlikte, güncel tercih olan, istemci-sunucu ortamlarındaki performansları önemlidir. Sun-Solaris, Unix, Microsoft-Windows, Linux–Redhat
genellikle desteklenen işletim sistemleridir. Donanımın, ERP yazılım tedarikçisi firma tarafından hazırlanan “donanım ölçekleme kriterleri (Hardware sizing)” doğrultusunda belirlenmesi de önemlidir. Genelde ERP sistemleri mevcut veri tabanlarını kullanabilmekle birlikte, diğer ortamlardan bağımsız, kendi uygulamalarına özgü veritabanlarının
kullanımını tercih etmektedir. Donanım, işletim sistemleri ve veri tabanlarının, ERP uygulamalarındaki performansları ve yeterlilikleri, bu konuda başarı için bir kriter kabul edilmektedir. Bu bilgiler düzenli olarak, ilgili donanım, işletim sistemi ve veri tabanı tedarikçileri ile ERP tedarikçi firmalarının internet adreslerinde yayınlanmaktadır.
• Sistem Yapısı: ERP yazılımlarının kurulumlarında merkezi ve dağıtık sistem (Heterogen System) yapıları iş ve coğrafi şartlara göre değerlendirilmeli, iş
sürekliliğinin sağlanması için sistemin yedeklenebilir bir yapıda olması gerekir. Dağıtık sistemlerde çalıştırılan ERP yazılımlarından daha yüksek bir performans elde edilebilir. Bu yapı ERP yazılımının, kullanıcının yaptığı tüm işlemleri sunucu uygulamalarına aktardığı ve bir sunucuda aksaklık olması durumunda, sistemin bütününü etkilemeden işlemlerin başka bir sunucuya yönlendirilebildiği bir yapıdır.
• Modüler Mimari: ERP yazılımları, ortak bir platform üzerinde birbirleriyle uyumlu çalışabilecek şekilde tasarlanmış modüllerden oluşur. Bu yapı kurulum aşamasında, firmanın öncelikleri doğrultusunda kurumdan kuruma değişebilecek bir yapılanma esnekliğini sağlamaktadır. Sonradan kurulacak modüllerin de mevcut altyapıya dayanarak daha kolay hayata geçirilmesinin önünü açmaktadır. Uyarlama sürecinin daha sağlıklı ve hızlı olarak işlemesini sağlamaktadır.
• Gelişmiş Raporlama Seçenekleri: Kurumun kendine özgü gereksinimlerine yanıt verebilecek bir esneklik göstergesidir. İstenen bilgilere ulaşım hızını arttırır. Bu nedenle seçilecek ERP yazılımın standardında gelişmiş raporlama özelliğinin olup olmadığı, var ise bunun fonksiyonelliği ve ek raporlama ihtiyaçlarının giderilmesi için geliştirme yapılıp yapılamayacağı bilinmesi gereken konulardır.
• Web Tabanlı Uygulama Desteği: Kurumun tedarikçileriyle ve müşterileriyle olan bütünleşmesi için tedarik zinciri yönetim süreçleri ve e-iş/e-ticaret
uygulamaları vazgeçilmez unsurlardan biridir.
• Teknik Garanti Süresi, Yazılımın Güvenilirliği ve Güvenliği: ERP gibi büyük ölçekli bir yazılımdan hemen verim alınması beklenemez. Kullanıcılardan, program ve kurulumdan kaynaklanabilecek hatalara karşı, garanti süresi ve sonrasındaki bakım sözleşmeleri hayati öneme sahiptir. Yazılımın kararlı yapısı (stability), çıkan sorunların nasıl giderildiği ve veri kayıplarına karşı geliştirdiği çözümler, güvenin oluşmasına katkıda bulunacaktır. Ayrıca ERP yazılımlarında, mümkün olan en üst güvenlik düzeyini sağlayabilmek için yetki yönetimi de önemlidir. Yazılım Fayda/Maliyet Analizi: Uzun vadeli çözümlerde sadece bugünün değil, kurumsal stratejiler çerçevesinde yarının ihtiyaçlarını da göz önüne alarak
seçim yapmak son derece önemlidir. Bu nedenle çözümün, kurumun ihtiyaçlarını ne ölçüde ve ne kadar süre için karşılayabileceği, kullanıcı sayısı ve işlem miktarının artması durumunda ne ölçüde genişleyebileceği, yeni fonksiyonların sisteme ilave sürecinin ne şekilde gerçekleştiği, güncellemelerin nasıl hayata geçirileceği ve en önemlisi tedarikçi şirketin çözümüyle ilgili geleceğe yönelik projeksiyonu ve vizyonu konularına dikkat etmek gerekmektedir. Burada aşağıdaki maliyet kalemleri önemlidir:
• Lisans Maliyeti: ERP yazılımının kullanımı için, yazılım şirketine ödenen lisans hakkı bedelidir. Ayrıca özel olarak belirtilmedikçe lisans sözleşmeleri devredilemez ve kiralanamaz.
• Yıllık Bakım Gideri: Garanti süresi (genellikle lisans sözleşme tarihinden itibaren bir yıllık süre) sonrasında ve her yıl kendiliğinden yenilenen, tedarikçi firmadan alınan her türlü teknik destek, güncelleme ve sorun giderme karşılığında ödenen yıllık ücrettir. Genellikle uygulamada geçerli sürümler için lisans bedelinin %17-%18 i ve eski sürümler için bunlara %2-%4 ilave ile oluşan rakamlardır. Yazılım firmaları, sürüm çıkarma sıklığına bağlı olarak eski sürümleri tamamen destek kapsamından çıkarıp,
müşterilerinin ücretsiz olarak üst sürümlere geçmesini teşvik edebilmektedir.
• Danışmanlık ve Eğitim Maliyeti: İş ortamının devingenliği ve bilişim sektöründeki hızlı gelişmeler dikkate alındığında, ERP çözümlerinden etkin yararlanmak için yeniliklerin takibi ve personelin eğitimi süreklilik arz etmektedir. Genellikle bir kaç günde uzmanlarca yapılacak bir çalışma ile ortalama danışmanlık ve eğitim süreleri çıkarılabilmektedir.
Uyarlama Stratejisinin Değerlendirilmesi: Uyarlama aşamasında hangi bileşenlerin (modüllerin) ne zaman ve ne şekilde uygulanacağının ve bu sürecin maliyet, zaman, risk, unsurlarının nasıl organize edileceğine dair proje planının hayata geçirilmesidir. Bu aşamada; uyarlama süresi, esneklik ve uyarlanabilirlik, yazılımın ergonomikliği, farklı para birimlerini ve dilleri destekleme konusunda esneklik, kullanım kolaylığı ve öğrenilebilirlik dikkate alınması gerekli önemli unsurlardır.
Yukarıda ifade edilen bilgiler ışığında bir kurumun ERP yazılımı seçimi, bu paketin kuruma ve kurumun ihtiyaçlarına uyduğunu gösterir. Bununla birlikte kurumlar genellikle uygulama sırasında, kendilerinin ve yazılımın iş yapma biçimleri arasındaki farklılıkları fark ederler. Bu durum, uygulama esnasında bir karışıklık yaratır. Bu boşluğu doldurmanın bir yolu, ERP yazılımında kurumun ihtiyaçları doğrultusunda değişiklik yapmaktır. Bir diğer yol da şirketin iş yapma biçimini, yazılıma uygun biçimde değiştirmektir. Fakat bunu da uygulamak o kadar kolay değildir. Doğal olarak bir uzlaşıya gerek vardır. Buradaki temel kriter, mevcut iş süreçlerinde kurumun rekabet avantajı sağlamasına yol açan ve sadece kuruma özel bir uygulama söz konusu ise yazılımda yer alan süreçlerde değişikliklere gitmenin doğru olacağıdır. Aksi halde mevcut iş süreçlerinin yeniden tasarımı daha doğru olacaktır. Bazı esnek ERP paketleri, uyarlama yapmak için kullanılan özel araçlar sağlar. Bununla birlikte uyarlamalar uzun dönemli bir bakış açısıyla; temel uygulama yapısı, güncellemeler ve sürüm yükseltme üzerindeki etkisi düşünülerek yapılmalıdır.